DAB's administrationsmodel

1. Udlejning af boliger
2. Opnotering af boligsøgende på venteliste samt kontrol og ajourføring heraf
3. Hjemmeside med profilering af boligafdelinger og mulighed for elektronisk opnotering til boliger
4. Udsendelse af boligtilbud
5. Tilbud til ansøgere om adgang til besigtigelse af boligerne
6. Håndtering af kommunal anvisning
7. Oplæg til udlejningsaftaler (fleksibel udlejning)
8. Håndtering af og udlejning efter udlejningsaftaler
9. Besvarelse af forespørgsler om ventelister, anciennitet mm.
10. Hjemmeside med Min Side funktion til rådighed for boligsøgende og beboere
11. Udfærdigelse af kontrakt med beboere, herunder eventuel godkendelse hos kommunen
12. Udlevering af brochurer til beboere og boligsøgende om boligsikring, boligydelse til pensionister og lån til boligindskud
13. Ekspedition af ansøgning om indskudslån
14. Udlejning af erhvervslejemål, garager m.v.
15. Behandling af beboeransøgninger om byttetilladelse, fremleje og råderet
16. Studiekontrol for ungdomsboliger
17. Oplæg om udlejningstiltag eller udlejningskampagner
18. Udlejning af nybyggeri
19. Ekspedition af opsigelser
20. Mulighed for boliggarantibeviser
21. Opkrævning og regulering af boligafgifter, varmebidrag og andre ydelser fra beboerne
22. Debitor- og restancekontrol
23. Behandling af restancer og korrespondance i forbindelse hermed såsom påkrav, ophævelse, advisering af kommunen, overgivelse til ekstern advokat med henblik på fogedudsættelse
24. Ekspeditioner i forbindelse med ind- og udflytninger, herunder udarbejdelse og fremsendelse af budgetoverslag og afregning til fraflyttede lejere m.v.
25. Opfølgning på flytteregninger, rykkere, overgivelse til eksternt inkassofirma m.v.

1. Ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer og andre ansatte i boligafdelingerne i samarbejde med afdelingen og i overensstemmelse med boligselskabets vedtægt og normale praksis
2. Indgåelse af lokalaftaler med de ansatte
3. Koncept for Fællestillidsmandsordning
4. Afholdelse af VN møder for ejendomsfunktionærer
5. Koncept for arbejdsmiljøarbejdet og arbejdspladsvurdering (APV)
6. Overordnet ledelse af ejendomsfunktionærerne, herunder tilrettelæggelse af arbejdsrutiner og medarbejderudviklingssamtaler
7. Løbende kontakt og forhandlinger med de ansattes faglige organisationer
8. Tilrettelæggelse af efteruddannelse for ejendomsfunktionærer
9. Løbende afholdelse af møder mellem driftschef og ejendomsmester
10. Afholdelse af mestermøder til erfaringsudveksling på tværs af boligafdelinger/-selskaber
11. Udvikler og stiller standard værktøj til rådighed via Ejendomskontorportal
12. Indkøbsfunktion med rammeaftaler, fællesindkøb m.m.
13. Tilsyn med afdelingernes vedligeholdelsestilstand
14. Overordnet ledelse og kontrol med håndværkere ved vedligeholdelsesarbejder
15. Regningskontrol og løbende kontrol med vedligeholdelsesforbruget i de enkelte afdelinger
16. Markvandring/bygningsgennemgang årligt med afdelingsbestyrelse og ejendomsmester forud for budgetlægning
17. Udarbejdelse af forslag til vedligeholdelsesbudgetter og 30-års planer for vedligeholdelse
18. Kontrol med og godkendelse af forandringer i de enkelte boliger
19. Vedligeholdelse og kontrol af bygningsdata, herunder BBR-registre
20. Teknisk rådgivning i forbindelse med almindelige vedligeholdelsesarbejder samt almindelig udskiftning af bygningselementer, hvor dette ikke indebærer forbedringer – og/eller kræver tekniske ændringer som følge af ændrede lovkrav
21. Rådgivning i forbindelse med overvejelser om ændringer i fællesanlæg, f.eks. kontor for afdelingsbestyrelse, klublokaler, vaskerier osv.
22. Bistand ved udskiftninger af dele af fællesanlæg (for eksempel enkelte af maskinerne i et vaskeri)
23. Ajourføring af tilstandsvurderinger for de enkelte boligafdelinger
24. Tegning, ændring, ajourføring og ophævelse af diverse forsikringer, herunder:
    • Bygningsdelsforsikring, herunder brand og anden bygningsbeskadigelse
    • Arbejdsskadeforsikring
    • Erhvervsforsikring
    • Motorkøretøjsforsikring
25. Sagsbehandling af individuelle råderetssager
26. Oplæg om kollektiv råderet
27. Sagsbehandling af tidsbegrænsede lejetillæg ved individuelle forbedringer
28. Forelæggelse af projektforslag og økonomi for afdelingsbestyrelsen, afdelingsmødet og bestyrelse
29. Besvarelse af beboerhenvendelser, tilladelser o.l.
30. Besvarelse af beboerklager over flytte-regning, vedligeholdelsesstand o.l.
31. Oplæg til og håndtering af e-Syn
32. Oplæg til og håndtering af e-Drift
33. Koncept for sundhedseftersyn af boligerne
34. Sagsbehandling og håndtering af skimmelsager, herunder rekvirering af eksterne firmaer til undersøgelse og afhjælpning af eventuel skimmel

1. Betaling af driftsudgifter, herunder prioritetsydelser, skatter, afgifter, honorarer m.v. samt varetagelse af kassefunktion
2. Lønudbetalinger, lønadministration, herunder refusioner for barsel, sygdom o.l.
3. Udarbejdelse af regnskaber
4. Dialog med revisor
5. Udarbejdelse af budgetter
6. Kontrol af likviditet
7. Oversigter over budgetforbrug
8. Mulighed for kommenteret halvårs budgetkontrol til afdelingsbestyrelsen
9. Håndtering af rådighedskasse, hævekort eller MobilePay for bestyrelser og ansatte
10. Overordnet økonomirådgivning
11. Overvågning af lån, herunder konvertering af lån
12. Formueforvaltning
13. Løbende egenkontrol
14. Årlig udarbejdelse af rapport for egenkontrol og økonomistyring til brug for revisors forvaltningsrevision

1. Indkaldelse, tilrettelæggelse og deltagelse i selskabsbestyrelses- og repræsentantskabsmøder, herunder udarbejdelse af motiveret dagsorden, mødereferat samt ekspedition og opfølgning af vedtagelser m.v.
2. Bistand til tilrettelæggelse og indkaldelse af afdelingsmøder
3. Deltagelse i afdelings- og beboermøder efter behov
4. For de nævnte møder er der i honoraret indeholdt det mødeantal, der er sædvanligt efter boligselskabets og -afdelingernes størrelse og opgavernes karakter
5. Rådgivning i forbindelse med den overordnede økonomiske styring
6. Udarbejdelse af årsberetning til bestyrelsens godkendelse, herunder redegørelse for effektiv drift, fire årlige mål, egenkontrol og økonomistyring m.v.
7. Forelæggelse af udkast til budget for såvel selskabs- som afdelingsbestyrelser
8. Mulighed for budgetcafé
9. Forelæggelse af udkast til regnskab for såvel selskabs- som afdelingsbestyrelser
10. Indberetning af regnskab m.v. til myndighederne
11. Elektronisk indberetning og regnskabsoplysninger til Landsbyggefonden
12. Kontakt til kommuner, ministerier, styrelser, Landsbyggefonden m.v.
13. Indhentning af fornødne godkendelser m.v.
14. Generel beboerdemokratisk rådgivning til bestyrelser
15. Rådgivning om frivillighed og om mulighed for boligsociale projekter
16. Generel juridisk rådgivning om den almindelige drift
17. Klagesagsbehandling, beboerklager over støj, husdyr, lejemålsbenyttelse m.v.
18. Vurdering af og videreformidling til mægling i nabostridigheder
19. Varetagelse af afdelingernes interesser i beboerklagenævnssager, herunder sagsbehandling og korrespondance
20. Varetagelse af selskabets og afdelingernes interesser i tilsynssager, herunder sagsbehandling og korrespondance
21. Varetagelse af selskabets og afdelingernes interesser ved kontraktsindgåelse, herunder brug af standarder, forhandling af vilkår m.m.
22. Ved sagsanlæg overgivelse til ekstern advokat, herunder korrespondance, opfølgning m.v.
23. Oplæg til styringsrapport og deltagelse i den årlige styringsdialog med kommunen
24. Bestyrelsesportal stillet til rådighed for bestyrelserne
25. Facilitering af mødemateriale på Prepare
26. Udgivelse af diverse DAB publikationer til bestyrelser og beboere
27. Selskabs- og afdelingsbestyrelser holdes orienteret om de love og administrative retningslinjer, som er gældende for det almene boligbyggeri
28. DAB tilrettelægger kursus og konferenceaktiviteter med henblik på generelt at give selskabs- og afdelingsbestyrelser det bedst mulige grundlag at virke på

1. Myndighedskontakt samt økonomisk, teknisk og byplanmæssig bedømmelse forud for beslutning om nybyggeri, herunder opstilling af et foreløbigt driftsbudget
2. Bistand til formulering af bygherreprogrammet samt formidling og opfølgning af dette i relation til eksterne rådgivere
3. Rådgivning og forhandling vedrørende grundkøb – herunder spørgsmål om byggemodning og grundundersøgelse samt kontakt med diverse myndigheder herom
4. Udarbejdelse, ekspedition og tinglysning af skøder og øvrige dokumenter i forbindelse med byggesagen
5. Rådgivning og forhandling vedrørende projekteringskredit, byggelån, realkreditfinansiering og hjemtagelse af lån til endelig finansiering af anlægsopgaver
6. Opstilling af finansieringsmodeller for renoveringssager
7. Overordnet tilrettelæggelse og styring af de tekniske og økonomiske forudsætninger for at opnå tilsagn
8. Overordnet tilrettelæggelse og styring af projektet med tilhørende økonomi frem til hjemtagelse af endeligt tilsagn, herunder fastlæggelse af udbudsform, forslag til entreprenørvalg, afholdelse af licitation, forhandlinger vedrørende eventuelle besparelser og accept, aftale med entreprenør og myndighedsgodkendelse
9. Tegning af de nødvendige forsikringer
10. Tilvejebringelse af den nødvendige, midlertidige finansiering under byggesagen samt afregning med entreprenører og andre kreditorer
11. Sagsopfølgning i hele byggeperioden
12. Byggeudvalgsmøder med bestyrelse/byggeudvalg
13. Ved renoveringssager mødevirksomhed og dialog med byggeudvalg/afdelingsbestyrelsen
14. Udarbejdelse af beboerinformation
15. Forberedelse af og deltagelse i afdelingsmøder med beboerne
16. Indberetninger til Boss Inf og Byggeskadefond
17. Bogføring og økonomistyring
18. Modtagelse af byggeriet ved afleveringen
19. Bistand ved opfølgning på mangler
20. Udfærdigelse af endeligt byggeregnskab
21. Bygherrerepræsentation ved 1-års-gennemgang og 5-års-eftersyn
22. Udarbejdelse af reklamationer på grundlag af eftersynene
23. Anmeldelse til Byggeskadefond
24. Ansøgning om eventuelle tilskud