Gode råd til det digitale bestyrelsesmøde
Tekst: Julie Grothen. Illustration: Uwe Jahn
Digitale møder vinder frem i beboerdemokratiet. Flere afdelings- og selskabsbestyrelser har i løbet af de seneste måneder, som jo har været præget af, at vi ikke kan mødes fysisk, gjort brug af videomøder. Det er en oplagt måde at sikre, at der stadig kan træffes beslutninger, og at vigtige emner kan drøftes ansigt til ansigt – på skærmen. Du kan deltage i digitale møder via en computer, en tablet eller en smartphone, du skal bare sikre dig, at mikrofon, højttaler og kamera virker. Vi har samlet nogle råd både til dig, som er mødeleder, og til dig, som er mødedeltager, i et digitalt bestyrelsesmøde.
Gode råd til dig som mødeleder:
- Kend din platform på forhånd. Du kan for eksempel finde introduktionsvideoer på Youtube om mødeprogrammer som Zoom, Teams og Google Meet.
- Som mødeleder inviterer du deltagerne. De modtager et link, der leder dem ind i møderummet. Du kan vælge en indstilling, så de automatisk kommer ind, i stedet for at du som mødeleder skal sørge for at lukke dem ind fra et virtuelt venterum.
- Giv deltagerne mulighed for at være med til en generalprøve for eksempel dagen før mødet. Ved generalprøven er der mulighed for at teste om mikrofon, højttaler og kamera fungerer, som de skal. Det giver en tryghed for deltagerne at se, at det hele virker, og det mindsker risikoen for, at det egentlige møde begynder med tekniske udfordringer.
- Som mødeleder har du mulighed for at slukke for (mute) deltagernes mikrofoner, hvis de selv glemmer det. Du kan slukke for mikrofonerne både fra starten og undervejs.
- Fortæl mødedeltagerne, hvordan de skal markere, når de har noget at sige. I nogle programmer er der en ”række hånden op”-funktion, som sørger for at ordne talerrækken kronologisk. Man kan også skrive i chatfunktionen, at man har noget at sige. Og endelig kan du vælge, at deltagerne skal markere fysisk ved for eksempel at række hånden op eller vinke til kameraet.
- Husk at holde pauser undervejs, det er mindst lige så hårdt at sidde i et online møde som et fysisk møde.
Gode råd til dig som mødedeltager:
- Tag imod tilbuddet om at deltage i en generalprøve før mødet. Her kan du sikre dig, at teknikken fungerer.
- Sæt dig et sted, hvor det er rart at sidde og indstil kameraet, så man kan se dit ansigt bedst muligt. Du kan også tænke på, at kameraet også filmer omgivelserne bag dig, hvis du ikke har lyst til at invitere de andre mødedeltagere med ”hjem i privaten”.
- Det kan ofte give en bedre lydoplevelse, hvis du bruger headset, når du deltager i mødet, men mange bærbare har i dag en indbygget mikrofon, der klarer opgaven fint.
- Det er altid en god idé at slukke mikrofonen, når du ikke taler. Det skaber ro.
- Og en sidste ting: Et videomøde giver langt mere kontakt end et telefonmøde, men hvis du har en dårlig internetforbindelse, så slå kameraet fra, for lyden er altid det vigtigste.
Hav et rigtig godt onlinemøde :)
Her er links til vejledninger til to af de mest brugte platforme:
Link til vejledning til Zoom (på engelsk)